SEI – Boas Práticas

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) está em fase de implantação, para a tramitação eletrônica dos processos e documentos, realizada no âmbito do IFAC.

Para garantir um melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:

Utilize à vontade o ambiente de treinamento para criar, editar e enviar processos; incluir, editar e assinar documentos, e se familiarizar com tudo o que o SEI pode oferecer! Evite utilizar o SEI quando está com muitas dúvidas a respeito de suas funcionalidades. Teste primeiro o que pretende fazer no ambiente de treinamento para ganhar confiança.
Por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante a padronização dos procedimentos nos diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de fluxos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos.
A fim de manter a originalidade e o valor probatório dos documentos administrativos pela UFFS, que gerem direitos, deveres e consequentes decisões, recomendamos que os documentos sejam produzidos diretamente pelo editor de textos do SEI. Com isto, garante-se que serão nato-­digitais, originais e assinados eletronicamente. Os documentos produzidos em editores externos (como o LibreOffice, Word, etc.), digitalizados e incluídos no SEI são apenas cópias digitalizadas, sem assinatura eletrônica. Sendo assim, torna-se obrigatória a guarda do documento físico.

Portanto, recomendamos que todos os documentos de expediente sejam elaborados exclusivamente pelo próprio editor de textos do SEI, não sendo permitida a produção de documentos em outros softwares e posteriormente inclusão como documentos externos.

No Editor do SEI possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da UFFS. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade de cada unidade. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (Boletim de Serviço) ou externo (DOU).

O SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual.

O sistema permite replicar todo o fluxo de trabalho já mapeado para dentro do SEI. Entretanto, recomenda-se que, para maior celeridade processual e alcance da melhor eficiência dos trabalhos de cada área, seja realizado o mapeamento das atividades desenvolvidas  ou, no mínimo, avaliar se a nova forma de trabalho oferecida pelo SEI pode melhorar seu método de trabalho.

Os seguintes itens do check-list abaixo poderão ser utilizados como parâmetro para buscar a melhoria e a agilidade dos processos que estão em fase de otimização:

  • eliminação de atividades relacionadas ao papel, como: recepção, registro, trâmite, carimbo, cópia;
  • eliminação de trâmites em níveis hierárquicos desnecessários;
  • recepção e envio eletrônico de documentos de atores externos;
  • redistribuição da força de trabalho com a virtualização do trabalho;
  • acompanhamento online pelos interessados no processo;
  • eliminação de outros sistemas e mecanismos de controle, como a utilização de vários sistemas ou planilhas para controlar o andamento de processos.
Isso é essencial para o trabalho! Caso a manifestação de sua unidade seja composta por outros documentos de referência, como planilhas, formulários, demonstrativos, anexos etc., é essencial que eles sejam referenciados no texto de solicitação. Na tela do editor de documentos internos, coloque o número SEI! do documento de referência e crie o link para ele.
São chamados de documentos internos aqueles que são gerados dentro do SEI!. Todo documento que consistir em um novo pedido ou novo encaminhamento deve ser um documento interno. A regra é simples: se em papel você precisava assinar para enviar (e não apenas juntá-lo ao processo ou ao expediente), você deve criar um documento interno! Já os documentos externos são aqueles que fundamentam e/ou justificam os pedidos e informações solicitados por meio de documentos internos, como documentos em PDF, planilhas e imagens. E não se esqueça: ao juntar documentos externos é preciso criar referências ou hiperlinks através do “número SEI!” no documento interno que indica onde está arquivado o documento original  externo. Assim você poderá localizar facilmente o(s) documento(s) que juntou ao processo.

A transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.

A fim de fazer cumprir a principal diretriz da Lei de Acesso à Informação -­ LAI 12.527 que é a publicidade e a transparência das informações, orientamos que, em regra, o nível de acesso seja sempre público para o Memorando, Memorando­-Circular, Ofício e Ofício-­Circular. Documentos com caráter informativo devem ter o nível de acesso público. Com o propósito de elucidar quais assuntos possuem restrição de acesso, exemplificamos abaixo:

  • Documentos sigilosos: São aqueles que contenham informações pessoais e funcionais com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem, prevenção e diagnóstico médico, ação judicial, apuração de responsabilidade e representação contra servidor (técnico ou professor).
  • Documentos restritos: São passíveis de serem restritos os documentos que contenham informações com o intuito de proteção do interesse da UFFS ou proteção institucional, seja orçamentária e financeira. São exemplos desses documentos os pareceres e os documentos que subsidiam algumas decisões dos dirigentes, tais como documentos que embasarem decisões orçamentárias, financeira e/ou consultiva. Além desses, também há uma proteção especial para os documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de algum ato normativo. A restrição temporária de acesso nesse caso é prevista no art. 20 do Decreto 7724/2012 e aplica-­se somente até o momento em que haja uma posição final sobre o assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato que aquele documento ou processo subsidiou. Logo, quando expirar a causa da restrição, deve ser alterada a classificação do processo ou documento de acesso restrito para acesso público.

Torna-­se terminantemente proibido dar ciência a terceiros dos processos públicos de licitação que possuam Termo de Referência e Projeto Básico antes dos editais serem publicados em Diário Oficial.

Também se deve levar em consideração que, ao se criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.

Os processos sigilosos não são recuperáveis pela pesquisa e não são registrados nas estatísticas do sistema. Já os processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa.

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Todo documento interno no SEI deve ser assinado! Documentos não assinados são considerados como minutas, portanto, lembre-se sempre de assinar seus documentos antes de tramitar o processo. Além disso, a unidade que receber um processo sem assinatura digital não poderá ler os documentos juntados, atrasando a sua tramitação.
Ao enviar um processo para outra unidade NÃO o mantenha aberto em sua unidade! Esse recurso deverá ser utilizado APENAS em necessidade justificável de continuar a instruir o processo enquanto a outra unidade também trabalha nele. Caso você precise acompanhar o andamento do processo, você pode utilizar o recurso de Acompanhamento Especial. Para isto, clique no ícone de Acompanhamento na tela do processo.
Conclua os processos que tenham atingido seus objetivos! Mas como sei que o processo está encerrado? Quando todos os trâmites para resolver o problema ou a necessidade que iniciou aquela solicitação já foram tomados e a situação está resolvida! Para concluir o seu processo, clique no ícone de Concluir Processo na tela do processo.
Quando do envio equivocado de processo à uma unidade, tenha este processo um retorno programado ou não, recomenda-se a devolução do processo para o remetente. Isto já “retira” o retorno programado e permite que o remetente encaminhe o processo para a unidade correta. Alternativamente, pode-se solicitar ao remetente que exclua o retorno programado, tal que a própria unidade errada possa encaminhar o processo para a unidade correta.  Não é aconselhado que o usuário da unidade “errada” conclua o processo para que não gere uma informação falsa na estatística do processo. A base de conhecimento é uma forte aliada para o trâmite correto do processo. Para resolver este problema, citamos algumas dicas:
  • É interessante que a unidade que devolve o processo registre no andamento (“Atualizar Andamento”) a situação de devolução do processo por equívoco na Tramitação;
  • Não é aconselhado o uso do retorno programado para o envio a unidades que fazem somente o “encaminhamento”, sem qualquer atividade no processo.

Quando adicionamos ou retiramos um processo de um Bloco Interno, o SEI registra esta operação (somente visualizada no histórico completo) e indica em qual Bloco (id) o processo foi incluído. Além de termos uma operação específica que só aparece no Bloco Interno, que é a de Concluir o Bloco. Já no Acompanhamento Especial, como o manual do usuário explica, não há o registro na Consulta de andamento/histórico. Desta forma, acreditamos que o Acompanhamento Especial seja algo mais informal, já que a informação não ficará registrada em seu histórico (nem completo, nem resumido) porém a unidade tem o interesse de acompanhar o processo quando enviá-lo para outra(s) unidade(s) tendo concluído as atividades no processo em sua unidade. A funcionalidade Bloco Interno foi pensada para que a unidade realize atividades em vários Processos, sem que se perca na lista da tela inicial (Organização de trabalho).

Sobre a categorização, em ambos os casos há possibilidade de agrupamento tanto no Bloco Interno como no Acompanhamento Especial, porém, o mesmo processo poderá estar contido em diversos Blocos, diferente do que acontece no agrupamento através do Acompanhamento Especial, onde um processo só poderá ser incluído em um único grupo.

Sendo assim, se você tem interesse em distribuir os processos e continuar o trabalho na unidade, o Bloco Interno seria a funcionalidade para organização mais indicada. Se a sua unidade só quer acompanhar o Processo que já foi concluído, sem perdê-lo de vista, antes de enviá-lo, a funcionalidade Acompanhamento Especial é a mais indicada.

A criação de blocos para que os documentos em determinado processo receba múltiplas assinaturas em diversas unidades (ou não), sem a necessidade que haja o trâmite do processo, deve ocorrer de forma temporária para que não torne o trabalho complexo para a gestão de Blocos e documentos incluídos. A ideia dos Blocos é pra ser algo bem dinâmico.

Atenção: O grande diferencial do Bloco de Assinatura, é que a(s) unidade(s) de destino, nas quais o Bloco foi disponibilizado, poderá(ão) Editar documentos inseridos no Bloco (se ainda não estiverem assinados). Ou seja, versões de Minutas poderão ser incluídos em Blocos e após a edição e crivo de outras áreas (ex.: Assessoria Jurídica, Gabinetes, Financeiro, Ordenadores de Despesas), poderão receber assinaturas.

A unidade criadora do Bloco, poderá assinar documentos antes de disponibilizá-lo OU depois de Retornado OU depois de cancelar a disponibilidade.

Os usuários podem consultar um bloco que já foi concluído. Pela ferramenta de pesquisa o usuário poderá encontrar o Bloco já concluído e poderá reabri-lo. Porém os Documentos já assinados ou não continuam no Bloco concluído.

Para o uso de blocos de assinatura, deve-se estar atento a algumas regras:

  • O documento poderá ser inserido em mais de um Bloco;
  • O SEI não permite excluir Blocos com documentos;
  • Os “assinantes” das unidades destinatárias sempre que “processar” o bloco (tem que entrar no Bloco), seja assinando todos os documentos OU destacando alguma anotação sobre o que não assinar (p. ex. para revisão), deve sempre “Retornar” o Bloco de Assinatura. Na unidade criadora do Bloco o “Estado” Retornado (aparecerá na tela de Controle de Processos a placa de atenção é o principal sinalizador de que agora chegou a vez de darmos algum prosseguimento aos processos/documentos que estão naquele bloco;
  • Após a liberação do Bloco pela unidade geradora, a unidade que recebeu poderá editar o documento (se não estiver assinado). O Processo é disponibilizado somente para a consulta;
  • Segurança do SEI: o mesmo usuário não poderá assinar o documento já assinado por ele em Cargo(s) diferente(s).
  • Após clicar em Retornar Bloco, o documento desaparece da pesquisa para a unidade que recebeu o Bloco.

Quando você pensar em cancelar um um documento do sistema lembre-se dessas duas regras:

NUNCA cancele um documento caso o processo já tenha sido tramitado para outra unidade; e

SEMPRE justifique muito bem o motivo do cancelamento, pois todo esse trâmite ficará registrado no sistema. Para criar uma justificativa após a cancelamento do documento, consulte o Histórico do Processo, e clique em “Atualizar Andamento”.

O SEI está configurado para não permitir o cancelamento de documentos, mesmo documentos que estão com a situação de minuta. O motivo está na gestão documental, pois todo documento inserido no SEI, assume uma numeração.

Algumas funcionalidades facilitam sua vida e agilizam a rotina de trabalho. Uma delas é a pesquisa livre do SEI. Com ela, é possível localizar rapidamente informações que você procura. Ela se localiza na Barra de Ferramentas, no qual você pode digitar qualquer palavra ou termo numérico em seu campo e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos e/ou documentos em que o termo aparece.

Por exemplo, podemos pesquisar o termo descongelamento. A tela de resultados que virá a seguir consiste em duas partes. A primeira apresenta o formulário de pesquisa estruturada (de uso opcional). Ao digitar o número de um processo ou de um documento específico no campo de pesquisa livre, o SEI abre a árvore do processo ou o documento em questão. No formulário de pesquisa estruturada você pode adicionar outros critérios de pesquisa, como Interessado/Remetente, Assinante, Especificação/Descrição, Assunto, Unidade etc.